あなたはメモをよくする方でしょうか？
今日はメモをすることが大事な理由をお話します。メモはなぜ必要なのでしょう？メモには２種類の用途があります。１つは仕事の手順やタスクなどを忘れないようにするためのメモ。事実のみを記入します。２つ目は、自分の考えなどをまとめたり頭の整理をするために使う、普段から書くメモです。メモのとり方についても詳しく解説します。
仕事で書くメモ
これは当たり前の話ではありますが、初めてやる仕事を教わる時や何か頼まれた時にはメモをとりますよね。仕事の基本です。
一度聞いたことを何度も何度も聞きに行くというのは失礼ですし、時間が取られるので迷惑になります。ただし、分からないことや判断に迷うことがあったら必ず確認してから仕事を進めましょう。曖昧なまま進めると、最悪な場合すべてやり直しになったり他人の迷惑にもなりかねません。
仕事ができない人とメモの関係
仕事ができないと悩む人の中には、そもそもメモをとっていない人と自分のメモが暗号のようで何がなんだか・・・という人がいます。
仕事の説明を受けているのにメモをとらずに聞いている
メモをとっていない人はまずメモをとる習慣から始めましょう。常にメモ帳とペンを持ち歩いて、何か言われたらすぐにメモをとります。私のオススメは7.5cm×7.5cmサイズの付箋を持ち歩くことです。付箋に書けば、それを手帳や机などに貼って見ながら作業することができます。パソコンやスマホにメモする人もいますが、私はあまりオススメしません。パソコンのメモを見ながら作業すると作業スペースが減りますし、量が増えてくるとどこに書いたか分からなくなります。スマホの場合もメモを閉じたり出したり検索したりと、メモが増えるほど混乱します。付箋に書いて、作業する順番に並べて貼っておけば今やっている仕事に集中できますし、今どれくらいの仕事を持っているか目で見て分かります。
メモをしているけど、後で読むとなんだか分からない
次に、自分のメモが分かりづらい人の対策ですが、話のポイントが何かを考えて整理してメモしましょう。だらだらと文章で書いてしまうと後で読みづらいですし、読むのに時間がかかります。
メモするポイントを例としてまとめておきます。
・仕事の概要・手順・注意すべきこと
・判断に迷う場合、誰に質問・確認すれば良いか
・仕事の依頼者（仕事を説明した人の名前）
・仕事の確認者（出来上がった仕事の確認は誰がするか）
・期限日（いつまでに終えるべきか）
・提出方法（印刷して渡すのかメールで送るのか等、何か指定があれば）
やり始めてみると、
あれ？これどうするんだろう？
という疑問が出てくることはよくあります。
仕事の説明を聞き終えた時、何か質問はある？と聞かれるかもしれませんが
「やってみて分からないことが出てきたら、すみませんが質問させてください。」
と伝えておけば、後で質問しに行っても嫌がられることはないでしょう。
普段から書くメモ
これは仕事の内容を書いて終わったら捨てるようなメモではなく、どちらかというと長くとっておきたいメモです。仕事のアイディアや日常での気付きなどを書いておきます。
有名な経営者にメモを取る人が多いのはご存知でしょうか。
こういう人達がとるメモは、やることを忘れないように書くメモではなく外付けハードディスクのような役割をしていることが多いと思います。
自分のためになりそうな話や突然湧き上がってくるアイディアは忘れたくありません。しかし、人間は忘れる生き物ですよね？すべてを頭の中に入れておいて、出したいときにすぐ出すことはできません。ですから、常にメモをするのです。また、頭の中でモヤモヤしてスッキリしない内容も、紙に書いてみることですっきりクリアになったり新たなアイディアが生まれたりします。
このようなメモは経営者やフリーランスの方だけに使えるわけではありません。会社員の方でも書くメリットがありますよ。
会社でうまくいっていないプロジェクト、抱えている問題などは他のことをしている間もどこかで考えているものです。誰かとのたわいのない会話の中で解決策を思いついたり、布団の中でぼんやりしている時に突然アイディアが降ってきたりしますが、メモをせずに他のことをやり始めるとすっかり忘れてしまいます。
今までメモをとる習慣がなかった人は、家でも外出先でも書けるようにメモ帳や付箋などを用意してみてください。このアイディアを書くメモはスマホでも構いません。どんなことでもすぐに書き留めることが重要です。電車の中で書きづらいから後回しとなってしまっては意味がないのです。ひらめいたら会話中だろうが歩いていようが、すぐ！ですよ。
初めは何も思いつかないかもしれませんが、現状の問題点だけでも書いてみてください。それに関して自分が感じることや他人の意見などを書きこんでいくと、頭の中が整理されていくでしょう。
これはやってみると本当にメモの威力が分かります。
年収が高い多くの経営者が普段からメモを書いている
私はアイディアをメモするという話を本で読んだ時、こんなことしていて意味があるのかと思いました。しかし、メモをとる習慣があるのはその人だけでなく、他の経営者で作家の方など複数人がやっていて、
「メモが大事なことを知っている人はいっぱいいるけど、みんな続けないんだよね。」
と言っていたのが印象的でした。
年収が高い人の多くがやっている習慣は真似してみる方が良いと思います。その人だけの特徴の場合はその人独自のやり方なのかもしれませんが、多くの人が習慣にしていることはきっとそこに大きな意味があります。
最後に
そんなこともう『やっている』なら良いですが、『知っている』だけでは知らないのと大して変わりありません。
『知らない』の状態から
知っている → やっている → 使いこなしている
のステップを踏んで自分をレベルアップしていきましょう。
ここまで読んでくださってありがとうございました。
あなたがレベルアップしていく自分を感じて、ワクワクした毎日を送れますように。
