あーこの仕事いつも面倒なんだよね・・・。
仕事をしていてこんなふうに思うことはありませんか？
私は、上司に言ったことがあります。
仕事が手一杯で、この仕事は一番時間がかかるからなくしたい。
この仕事をやらないことで困る人は、どれくらいいますか？
しかし、面倒だからという理由でその仕事をやらないのはダメだと言われました。
何がダメなんでしょうね？
私は会社の状況や仕事量が変わっても、何も考えず同じやり方をし続ける方がダメだと思います。
どれもこれも面倒だと言ってやらないのは、よくありませんが
面倒だと思うということは
手順が複雑であったり
手間が多かったり
無駄が多い可能性が高いんですよ。
面倒だと思ったら
→本当にやる必要があるのか考える
→やめる、または改善する
これが重要なのではないでしょうか。
面倒だなと感じた時、
仕事を減らす手順を解説していきます。
なぜその仕事をしているのか聞く
誰かから引き継いで始めた仕事であれば、
まずは、なぜその作業をすることになったのか、他部署の方も含め関係者に聞いてみます。わざわざ時間を作らなくても、廊下でたまたま会った時に声をかけてみるのも良いでしょう。
昔トラブルがあったから、その対策としてやるようになったとか
他部署の人からやって欲しいと言われて始まったとか
様々な理由が分かります。
面倒でも理由があってやっていると分かれば、その後のやる気も変わるものです。
逆に、誰かに頼まれて始めた作業で、頼んだ人が辞めてしまっている場合、もうやる必要のない仕事である可能性があります。
関係者に話を聞いてみることで、
それはもう使ってないからやらなくていいと言われたり
なくてもそんなに困らないから、忙しいならやらなくていいよと言ってもらえることもあります。
世間話をするように、さらっと聞いてしまえば
意外とあっさり解決することもありますので、是非話を聞いてみてください。
そのために、普段から色々な部署に知り合いを作っておくと話しかけやすいですよ。
省ける作業はないか具体的に考える
関係者に話を聞いたら、
省ける作業はないか、簡単なやり方はないか
具体的に考えていきます。
例えば、
今までは印刷して確認をお願いしていた書類があったのなら
メールで関係者に一斉送信して確認してもらう。
メールの投票ボタンを活用して、承認ボタンを押してもらって完了。
などです。
その仕事をなぜやっているのかが分かれば、何が無駄な作業なのか、代替え方法はないのかなど色々見えてくるはずです。
上司に改善策を提案する
やり方を変えたり、その作業をやめたいと思ったら
勝手に変えるわけにはいかないので、上司に改善策を提案してOKを貰わなければなりません。
話を聞いてあっさりOKを出してくれる人なら、関係者に話を聞いた結果と今後の方針について説明すれば良いと思いますが、仕事のやり方を変えることに消極的な人の場合はよく準備してから交渉に臨まなければなりません。
拒否されそうな場合は、以前に上司と交渉したことがある人に話を聞いておくと良いです。こういう言い方をするとこちらの意見が通りやすいとか、いつもこう言われて拒否されるとか、その人の攻略ポイントが分かります。相手に何と言われるか、自分はどう答えるのかを事前にシミュレーションしておけば、慌てずに済みます。
上司に話す内容についてもまとめておきます。
改善策をまとめるポイント
- 改善策を説明する。
- 改善した後に削減される時間とコストについて説明する。
- 関係者の意見、使用状況などを説明する。
- 自分の仕事の状況から、仕事の削減の必要性を説明する。
上記の内容を簡潔にメールで連絡した後、直接説明すると良いと思います。
一度拒否されてしまうと、もう一度同じ提案をするのは困難です。
今後の仕事の効率に関わると思って、改善策を説明する前に突っ込まれると困るような穴がないかよく確認しましょう。
まとめ
面倒だと思ったら、改善のチャンスです。
今までやっていたことを変えるのは、時間と手間がかかることも多いですが短期的視点ではなく、長期的視点で考えましょう。改善案が通ればその仕事にかかる時間がその後ずっと短縮されるのです。
できた時間で他の仕事についても見直していけば、どんどん負担は減っていきます。
仕事を必死にこなすのではなく
減らすことを考える生活に変えてみませんか？
