あなたは１日にどれくらいの時間をメール処理に使っているでしょうか？
私は返信する時間も含めると気づけば1時間経っていた・・・なんてことがありました。
ビジネス系の本やネットでは、
・仕事ができる人は通勤中にメール処理をしている
・早く会社に行って、始業時間前にメールは読み終える
という話をよく見ます。
でも、このやり方に私は反対です。
就業時間外は自分の時間であり、仕事をする時間ではありません。
通勤時間や始業前の時間は自分の勉強時間にあてた方が、視野を広げるためにも今後のキャリアのためにも良い選択だと思います。
というわけで
就業時間内にする、効率的な社内メールの処理方法についてお話します。
メール処理で大切なことは３つです。
1. １日にメールを見る回数または時間を決める
2. メールを分別する
3. 同じメールを２回以上読まない
１日にメールを見る回数または時間を決める
他の仕事をやっている最中にメールが来たからと読み始めるのは、集中が切れて効率が悪いと言えます。
私のおすすめは始業開始直後と、眠くなるお昼明け、帰る１,２時間前の３回です。
退社から朝までの間にメールが多く来ていることが多いので朝チェック。
お昼明けはあまり集中できないので、メール処理をしつつ眠気が覚めるのを待つ。
帰る１,２時間前に、当日中や次の日の朝までに処理すべき仕事がメールで来ていないか確認する。
デスクワークであれば気持ちを切り替えるために、１時間おきに５分間メール処理タイムを作るというのも良いと思います。
メールを分別する
来た順にじっくり読んでいたのでは、重要なメールや至急のメールが後回しになる可能性があります。メールをまずは分類して、重要なものに絞って時間をかけることが必要です。
① １件２秒程度で新着メールを流し読みする
② 流し読みをしながらどんどん分類
・返信の必要がなく、今後見返す必要のないメール → 即削除
・返信が必要、または長くて読むのに時間がかかりそうなメール → フラグをつける
・急いで返信が必要なメール → 赤いマークなどをつける
流し読みする時は、至急の内容かどうかを判断する程度しか見ません。見た目が長いメールは見た瞬間にフラグをつけて次のメールに行きます。
③ 急いで返信が必要なメールから処理
赤いマークのメール→フラグがついたメールの順に読む
同じメールを２回以上読まない
例えば、締切日に余裕がある仕事がきた場合、先に急ぎの仕事をやってからになると思います。
そうすると、メールを受信した時に読み、その仕事を始める前にもう一度確認しませんか？しかし、もう一度上から下まで読む時間はもったいないと思うのです。
私は流し読みしつつ印刷して、締切日など重要事項にマーカーで線を引いてしまいます。そして、その紙は『次にやる仕事Box』に入れるのです。紙に印刷することで、自分がどれくらいの仕事を持っているのか視覚的にわかるというメリットもあります。
また、関連したメールは全て同じファイルに入れていけば、その仕事に必要な内容のメールはそのファイルの中だけ探せば良いので、メールBoxを探したり机を探したりすることもなくなります。
まとめ
一番大事なことは、メール処理にだらだら時間をかけて仕事の作業時間を圧迫しないことです。
メールの処理にどれくらい時間を使っているのか、タイマーではかってみるのも良いかもしれません。ゾッとするような時間を使っているかもしれませんよ。
私達の目標は、自分のペースのまま無駄を減らして成果を上げることです。
