人手不足のため、仕事が常に手一杯という人は多いのではないでしょうか。
もう削れる所は既に削っているし、これ以上どうすれば・・・。
そんな人に、さらに削るべき部分についてお話します。
時間を作り出すために、まず考えることはタスクの分類です。
自分が持っている仕事を下記の４つに分類していきます。
- 必要最低限、絶対にやるべきこと
- やって欲しいと頼まれたけど、やらなくても支障のない事
- やりたいけど、やらなくても支障はないこと
- 自分がやる必要はないこと
それでは、１つずつ詳しく説明します。
必要最低限、絶対にやるべきこと
これは必要最低限ですので、やらない訳にはいかない仕事です。
例えばパワーポイントで資料を作る場合、必要最低限の内容は書く必要があります。ここに分類される仕事があまりに多い場合は、上司に相談して他の人に代わってもらったり、期限を延ばしてもらわないことにはどうにもなりません。
やって欲しいと頼まれたけど、やらなくても支障のないこと
例えば、上司にこの資料をこういう風に作って欲しいと指示された場合です。
ここはこの色にして欲しいとか、表はこの大きさにして欲しいとか・・・。
上司の頼みと言えど、それは本当に時間をかけるべきことなのかよく考えてください。社外に出す場合は見栄えも大事ですが、社内資料の場合内容さえわかれば資料の役目は果たします。
この仕事は、資料作成でいうと
資料を作る（必要最低限の仕事）＋色や大きさにこだわる（個人的趣味）
で、資料作成は『やるべき仕事』ですが、色や大きさの調整に時間をかけるのは『やらなくても支障のない仕事』です。
忙しい時は、『色や大きさにこだわる』という個人的趣味とも言える作業を『お断りする』勇気が必要です。
やりたいけど、やらなくても支障はないこと
これは先ほどの資料作成の例で言うと、自分が色や大きさにこだわってしまうことです。
『やらなくても支障はないんだけど、こういう状態になっていないと気持ちが悪いからやっている』という作業はありませんか？もしかしたら、自分は絶対こうした方が良いと思っていて、実はやらなくても良いということにすら気がついていないかもしれません。
こういう『こだわり』は時間が余った時だけやるようにしましょう。
まぁ、たいてい時間は余りません。そして、やっていなくても問題は起こらないということに気がつくのではないでしょうか。
自分がやる必要はないこと
人の役に立ちたいという気持ちが大きい人が、この仕事を増やしがちです。
例えば、Aさんから問い合わせが来たとします。しかし、他部署が担当している話で自分は何も知りません。そこで、他部署のBさんに問い合わせて内容が分かったら、Aさんに説明します。
プライベートでは親切な人だと思います。
しかし、仕事の場合はどうでしょう。
Aさん側から見たら、問い合わせた答えを知るのが遅くなります。もしも、話を聞いて分からないことがあれば、またBさんに連絡を取らないといけません。
Bさん側から見たら、何度も質問されることになります。Aさんが直接聞いていれば、その場ですぐ解決するのに。
自分の側から見たら、自分は無関係だったはずなのに、二人の間に入って取り次ぐ時間を取られてしまいました。
間に入ったことで誰もメリットがありません。
自分は担当ではないことを伝えた上で、問い合わせ内容の担当者を知っていればその人を紹介するだけで十分だと思います。
まとめ
必要のない仕事をやっている人はいないと思います。しかし、必要な仕事の中にある『不必要な作業』をやっている人は多いのではないでしょうか。やらなくても支障がない仕事は、忙しい時にやるべきではない仕事です。つまり、時間を使うべき仕事は１に分類される必要最低限の仕事だけ。
- やらなくても良いこと
- やってもやらなくても良いこと
- やった方が良い（でも、やらなくても問題ない）こと
これらの仕事は全て一旦やめてしまいましょう。
やらなくても良い仕事に時間を使って、必要最低限の仕事をする時間がなくならないようにしたいですね。
