もう迷わない！仕事の優先順位をスムーズに決める5つのステップ

仕事が遅い理由は「優先順位」にあった

「今日も残業確定…」「また上司に怒られた…」

仕事が遅いと悩んでいるあなた。実は、その原因は「優先順位が分からない」からかもしれません。

毎日たくさんの仕事が舞い込んできて、「どれから手をつければいいんだろう…」と途方に暮れた経験はありませんか？上司からの急な依頼、同僚からの相談、日々の定型業務…。すべてが大事に思えて、結局どれも中途半端になってしまう。

でも、大丈夫です。

優先順位の付け方さえ分かれば、仕事は驚くほどスムーズに進みます。今回は、明日からすぐに実践できる「優先順位の決め方」をご紹介します。

あなたの「仕事が終わらない」は、実はここに原因があった

優先順位が決められないと、こんな問題が次々と発生してしまいます。

仕事が進まない悪循環

焦って仕事を進めることで、次のような問題も出てきます

• 見直しが雑になり、単純なミスを見逃す
• 「誰かに相談したい」と思っても時間がない
• クオリティを下げてでも納期優先に
• 結局、提出後にやり直しが必要になる

心がどんどん疲れていく

このような状況が続くと、精神的にも追い詰められます

• 「この進め方で大丈夫かな…」と不安が募る
• 周りの目が気になって集中できない
• 「自分には向いていないのかも…」と自信を失う
• 休日も仕事のことが頭から離れず、月曜が怖くなる

このように、優先順位が決められないことで、仕事面でも精神面でも様々な問題が発生してしまうのです。でも大丈夫。これらの問題には解決方法があります。

ここから、具体的な改善方法をご紹介していきます。

まずは、頭の中にある仕事を全部書き出します。

スマホのメモアプリでもノートでも、なんでもOK。とにかく「見える化」することが大切です。頭の中で整理しようとすると、どうしても混乱してしまいます。

書き出すときのポイントは、タスクを細かく分解すること。

例えば「企画書作成」というタスクなら…

• 資料収集（2時間）
• ライバル企業のリサーチ（1時間）
• 構成案作成（2時間）
• 本文執筆（3時間）
• データ作成（2時間）
• チェック（1時間）

このように細分化すると、実際にかかる時間も見えてきます。

Step2：重要度と緊急度で仕分ける

書き出したタスクを「重要度」と「緊急度」で分類します。

①緊急かつ重要

• 今日中の納期がある
• 上司から急ぎと言われている
• お客様からのクレーム対応

→最優先で取り組むべき仕事です

②重要だが緊急ではない

• 来週締切の企画書
• 定期的な報告資料
• スキルアップのための勉強

→計画的に進めましょう

③緊急だが重要ではない

• 急な会議の参加依頼
• 同僚からの些細な相談

→できる範囲で対応

④緊急でも重要でもない

• いつかやりたいと思っている整理
• 優先度の低い雑務

→後回しでOK

Step3：「上司の意図」を確認する

迷ったら、上司や依頼者に確認しましょう。

「AとBの仕事が重なっているのですが、どちらを優先すべきでしょうか？」

このように具体的に聞くのがポイントです。「忙しくて…」と漠然と相談するのではなく、選択肢を示して確認しましょう。

Step4：小さなゴールを設定する

大きな仕事は、小さな目標に分けると達成しやすくなります。

例えば「午前中に資料作成、午後からプレゼン準備」のように、時間で区切りをつける。 1時間ごとに「ここまでやる！」という目標を決めておくと、集中力も続きやすくなります。

Step5：適度に見直しを行う

優先順位は固定ではありません。状況に応じて変化するものです。

毎朝5分でも時間を取って、その日のタスクを見直してみましょう。新しい仕事が入っても柔軟に対応できる余裕が生まれます。

現場で効果を実感！優先順位を変えて起きた変化とは

• 営業部門での改善例

営業の現場では、多くの方が時間外労働を余儀なくされています。新規開拓の資料作り、商談後の報告書、見積書の作成など、やるべき仕事が山積み。休日も「資料を作らなければ」と会社に向かう日々を送る方も少なくありません。

ある営業部門では、この状況を改善するため、思い切って仕事の進め方を見直すことにしました。まず、部門全体で業務内容を書き出し、上司を交えて優先順位を整理。「商談に直結する案件を最優先に」というシンプルなルールを設けました。それ以外の業務は、時間に余裕のある時に対応することにしたのです。

この取り組みを始めてわずか数週間で、部門全体に変化が表れ始めました。定時近くに退社できる日が増え、休日出勤も激減。仕事にメリハリが生まれ、職場全体に余裕が出てきたそうです。

• 事務部門での改善例

「急ぎではない作業を先にしてしまい、重要な締切に追われる」。これは多くの事務部門が抱える共通の課題です。ある部署では、日々の業務に追われ、常に時間に追われている感覚から抜け出せないという状況が続いていました。

そこで、部署全体で業務の優先順位を見直すことにしました。重要度と緊急度で仕事を分類し、特に重要な案件は午前中に集中して取り組む。その他の業務は午後に回すという、シンプルな仕組みを導入したのです。

この取り組みを続けた結果、部署全体の業務効率が大きく改善されました。締切に余裕を持って対応できるようになり、仕事の質も向上。さらに、時間に追われる状況が減ったことで、職場の雰囲気も明るくなったといいます。

このように、優先順位を整理するだけで、多くの職場でポジティブな変化が起きています。大切なのは、自分の職場に合った方法を見つけること。まずは小さな変更から始めてみてはいかがでしょうか。

※ここでご紹介した例は、一般的な職場での改善事例をもとに作成しています。具体的な方法は、それぞれの職場の状況に応じて工夫してみてください。

今日からできる！人生が変わる「優先順位」の魔法

優先順位をつけることで、あなたの仕事人生は大きく変わります。

それは単に「時間を上手に使う」だけの話ではありません。優先順位を意識して仕事を進めると、まず焦りから解放されるので自然とミスが減っていきます。一つひとつの仕事にじっくり向き合えるようになるので、成果物の質も確実に良くなっていくでしょう。

時間に追われることが少なくなれば、必然的に残業も減っていきます。早く帰れる日が増えれば、趣味や勉強の時間も作れます。仕事とプライベート、どちらも充実した毎日を送れるようになるはずです。

そして何より、計画的に仕事を進められるようになれば、上司や同僚からの信頼も高まります。「あの人に任せれば安心」と思ってもらえる存在になれるのです。

今日から、まずは小さな一歩を踏み出してみましょう。

1. 手帳やスマホに仕事を書き出す
2. 重要度と緊急度をチェック
3. 上司に優先順位の確認を取る

この3ステップを1週間続けるだけで、きっとあなたの仕事は変わり始めるはずです。

さあ、明日から実践してみましょう！